전자세금계산서 발행방법, 처음 하는 사장님은 이 순서대로

첫 거래가 들어오면 기분이 좋다가도 바로 막히는 데가 있어요. 대금은 받기로 했는데 계산서를 어떻게 끊는지를 모르겠는 겁니다. 거래처 경리 담당자는 "전자로 부탁드려요" 한마디 하고 전화를 끊고요.

결론부터 말씀드릴게요. 전자세금계산서 발행방법은 국세청 홈택스에서 무료로 처리하는 게 기본입니다. 사업자용 인증서로 로그인해 [계산서·영수증·카드] → [전자(세금)계산서 발급] → [전자(세금)계산서 건별발급]으로 들어간 다음, 거래처 사업자등록번호와 공급가액을 넣고 발급 버튼을 누르면 됩니다. 그럼 준비물부터 발행 후 확인까지 순서대로 알아볼까요 ?

이 세 가지가 손에 있어야 화면이 넘어갑니다

나도 전자로 꼭 해야 하나요

먼저 내가 의무 대상인지부터 봅니다. 법인사업자는 예외 없이 전원 대상이에요. 개인사업자는 직전 연도 사업장별 공급가액이 8천만원 이상이면 대상이 되는데, 이때 과세분만 보는 게 아니라 면세분까지 합쳐서 따집니다.

시점이 조금 헷갈리는 부분인데요. 기준을 넘긴 해의 다음 해 7월 1일부터 의무가 시작됩니다. 작년 매출이 넘었다고 올해 1월부터 바로 걸리는 건 아니에요. 대상이 되면 국세청에서 통지문을 보내주기도 하고요.

의무 대상이 아니어도 전자로 내는 쪽이 편합니다. 종이로 끊으면 원본을 따로 보관해야 하고 부가세 신고 때 매출처별 명세서도 챙겨야 하거든요. 전자로 내면 그 자료가 국세청에 그대로 쌓입니다.

발행 전에 이것부터 준비합니다

홈택스 화면에 들어가기 전에 손에 쥐고 있어야 할 게 셋입니다.

첫째는 인증서예요. 처음 하시는 분들이 여기서 제일 많이 막힙니다. 은행 일 볼 때 쓰는 개인 이름 인증서로는 안 되고, 사업자 정보가 들어간 인증서여야 하거든요. 사업자범용 공동인증서를 쓰거나 전자세금계산서 발급용으로 나온 인증서를 따로 받으면 됩니다. 인증서 발급이 어려운 사정이면 세무서에서 보안카드를 받아 대신 쓰는 길도 열려 있어요.

둘째는 홈택스 사업자 회원가입이고요. 셋째는 거래처의 사업자등록번호와 담당자 이메일 주소입니다. 이메일은 발급된 계산서가 날아가는 주소라 오타가 나면 상대가 못 받아요. 미리 문자로 한 번 받아두는 게 편하더라구요.

꼭 홈택스여야 하나요

아니요. 길은 몇 가지 더 있습니다.

거래 건수가 많거나 회사 시스템에서 바로 끊고 싶으면 국세청에 등록된 발급대행사업자(ASP) 서비스를 씁니다. 편한 대신 건당이나 월 단위 수수료가 붙어요. 컴퓨터 앞에 앉기 어려운 상황이면 전화 ARS(126)로도 발급이 되고, 인증서 자체가 어려우면 세무서를 찾아가 대리발급을 요청하는 방법도 있습니다. 모바일 손택스에서는 생체인증으로도 끊을 수 있고요.

그래도 사장님 혼자 한 달에 몇 건 끊는 정도라면 홈택스가 제일 낫습니다. 수수료가 없으니까요.

홈택스 화면에서 밟는 순서

메뉴 이름은 홈택스가 개편될 때마다 조금씩 바뀌는데, 2026년 지금 기준으로는 이렇습니다. 로그인한 다음 상단 [계산서·영수증·카드]를 누르고 [전자(세금)계산서 발급] 안의 [전자(세금)계산서 건별발급]으로 들어갑니다. 한 건씩 끊을 때 쓰는 화면이에요.

들어가면 공급자 칸은 이미 내 사업장 정보로 채워져 있습니다. 내가 채우는 건 아래쪽이에요.

채우는 칸	무엇을 넣나	놓치기 쉬운 곳
공급받는자 등록번호	거래처 사업자등록번호	확인 버튼을 눌러야 상호가 뜹니다
작성일자	실제로 물건·용역을 넘긴 날	기본값이 오늘 날짜로 잡혀 있어요
품목·수량·단가	무엇을 얼마에 넘겼는지	규격·비고는 비워도 무방
공급가액·세액	공급가액을 넣으면 세액 자동 계산	부가세 포함 금액을 그대로 넣지 않기
청구·영수	돈을 아직 못 받았으면 청구	이미 받았으면 영수로
이메일	계산서가 도착할 거래처 주소	오타가 가장 흔한 자리

다 채웠으면 아래 [발급하기]를 누르고 인증서로 서명합니다. 그러면 국세청 전송과 거래처 메일 발송이 같이 이뤄져요. 홈택스로 끊으면 전송을 따로 챙길 일이 없다는 게 이 방식의 제일 큰 장점입니다.

로그인부터 발급까지 다섯 걸음입니다

작성일자를 오늘로 두면 안 됩니다

화면에서 딱 한 칸만 조심하라면 저는 작성일자를 꼽아요. 이 칸은 발급을 누른 날이 아니라 실제로 물건이나 용역을 넘긴 날을 적는 자리입니다. 그런데 기본값이 오늘 날짜로 들어와 있어서, 급하게 끊다 보면 그냥 두고 넘어가기 쉽거든요.

날짜가 한 달만 밀려도 이야기가 커집니다. 6월 거래인데 7월 날짜로 나가면 과세기간 자체가 달라져요. 우리 매출이 잡히는 분기가 바뀌고 받는 쪽 매입세액 공제 시기도 같이 밀립니다. 나중에 서로 자료를 맞춰보다 발견하면 또 고쳐야 하고요.

언제까지 발행해야 하나요

원칙은 공급시기에 발급입니다. 물건을 넘긴 날이나 용역이 끝난 날에 바로 끊는 게 맞아요. 다만 한 거래처와 매달 여러 건이 오가는 경우를 위해 월합계 세금계산서 같은 특례가 있어서, 이때는 공급시기가 속하는 달의 다음 달 10일까지 발급하면 됩니다.

흔히 "다음 달 10일까지"로만 알고 계신 게 이 특례예요. 10일이 토요일이나 공휴일이면 그다음 영업일까지로 밀립니다.

기한을 넘기면 가산세가 붙는데, 얼마나 늦었느냐에 따라 이름이 달라져요.

구분	어떤 경우	가산세(공급가액 기준)
지연발급	기한은 넘겼지만 확정신고 기한 안에 발급	1%
미발급	확정신고 기한까지 발급하지 않음	2%
지연전송	발급일 다음 날을 넘겨 확정신고 기한 안에 전송	0.3%
미전송	확정신고 기한까지 전송하지 않음	0.5%

전자세금계산서는 발급일의 다음 날까지 국세청에 전송해야 하는데, 홈택스에서 끊으면 그 자리에서 전송되니 아래 두 줄은 사실상 남의 얘기입니다. 회사 시스템이나 발급대행 사이트로 끊을 때 전송이 밀리는 경우가 생겨요. 지연발급 가산세가 붙는 건에는 전송 가산세를 겹쳐 물리지 않는다는 점도 알아두시면 좋습니다.

기한을 넘긴 정도에 따라 이름과 요율이 달라집니다

발행하고 나서 30초만 더

발급 버튼을 누르자마자 창을 닫는 분이 많은데요, 두 가지만 보고 나오시면 좋아요.

하나는 발급목록조회입니다. 방금 끊은 건이 목록에 떠 있는지, 전송 상태가 정상인지 확인하는 자리예요. 다른 하나는 거래처 쪽 수신입니다. 이메일 주소를 잘못 넣으면 나는 발행했는데 상대는 못 받은 상태가 되거든요. 월말에 "계산서 아직 안 왔는데요" 연락이 오는 건 대개 이 경우더라구요.

금액이나 날짜가 틀린 걸 나중에 발견했다면 삭제 버튼을 찾지 마세요. 이미 발행한 건은 지워지지 않고 수정세금계산서로 고칩니다. 그 절차는 전자세금계산서 취소 방법 글에 사유별로 정리해뒀어요.

매달 이 순서를 반복하다 보면

여기까지가 한 건 발행하는 순서 전부입니다. 처음이 어렵지 두 번째부터는 3분이면 끝나요. 문제는 이게 한 건으로 안 끝난다는 데 있죠.

거래처가 열 곳만 돼도 월말에 볼 게 늘어납니다. 이번 달에 낼 건을 다 냈는지 세어봐야 하고요. 발행한 금액이 실제 입금과 맞는지도 맞춰봐야 합니다. 같은 건을 두 번 끊지는 않았는지까지 보려면 홈택스와 통장을 번갈아 열게 되죠.

미니ERP는 그 확인을 대신 모아둡니다. 공동인증서를 한 번 연결해두면 홈택스에서 오간 세금계산서와 은행 입출금·카드 사용내역을 매일 자동으로 가져와서, 계산서와 실제 거래를 서로 맞춰줍니다. 중복 결제나 이상한 금액이 보이면 짚어주고요. 발행은 홈택스에서 하고, 빠진 게 없는지는 여기서 본다 — 이 순서로 쓰시면 됩니다.

실제 화면 — 홈택스에서 오간 세금계산서가 날짜별로 모여 있습니다

세금계산서는 한 번 손에 익으면 별것 아닌 일이 됩니다. 대신 익숙해질수록 확인을 건너뛰게 되더라구요. 발행하는 순서보다 발행하고 나서 한 번 더 보는 습관이 결국 마감 때를 편하게 해줍니다.

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