목로그

문장 하나를 AI 번역에 맡기는 건 이미 잘 돼요. 붙여넣으면 쓸 만한 영어가 나옵니다. 그런데 문서 한 통을 번역해 달라는 일은 그걸로 안 끝납니다. 번역된 글을 받아서 원본 파일을 열고, 문단마다 바꿔 넣고, 표를 다시 맞추고, 제목 서식을 다시 잡고, 다른 이름으로 저장하는 건 전부 제 손이었어요. 번역은 금방인데 옮기는 데 한참이 걸려요. 막히는 건 옮기기였습니다.

저도 거래처에 보낼 제안서를 영어로 만들 때 그렇게 했어요. 챗봇 창에 문단을 하나씩 넣고 답을 받아 워드에 붙이는 걸 문단 수만큼 반복했는데, 표 안의 글은 셀마다 따로 넣어야 해서 더 걸렸고요. 다 하고 나니 영어 제안서가 아니라 한국어 서식에 영어를 끼워 넣은 문서가 돼 있었습니다.

문장 번역과 문서 번역은 받는 것이 다릅니다

문장 번역과 문서 번역은 받는 것이 다릅니다

문장 번역은 글을 받습니다. 붙여넣고 답을 복사하면 끝이에요. 메일 한 통, 문장 몇 줄은 이걸로 충분합니다.

문서 번역은 파일을 받아야 끝나요. 제목은 제목 서식으로, 표는 표로, 머리글의 날짜와 작성자까지 그 자리에 영어로 들어간 파일. 받는 사람은 번역문이 아니라 영어 제안서를 기다리고 있으니까요. 글만 받으면 파일을 만드는 일이 남고, 그 일이 번역보다 깁니다.

파일로 받으려면 AI가 파일을 읽고 써야 합니다

그래서 도구가 갈립니다. 채팅창은 텍스트를 받고 텍스트를 줘요. 문서 번역이 되려면 AI가 내 폴더의 원본 파일을 열어 읽고, 번역한 결과를 같은 구조의 새 파일로 저장할 수 있어야 합니다. 표가 있으면 표로, 제목이 있으면 제목으로.

마이두에서는 작업 폴더에 원본을 두고 이렇게 말하면 됩니다. 「이 제안서를 영어로 번역해서 같은 서식의 워드 파일로 만들어 줘. 회사명은 영문 표기로, 금액은 KRW 붙여서.」 그러면 번역본이 원본 옆에 파일로 생깁니다. 아래가 실제로 그렇게 받은 결과예요.

왼쪽이 원본 워드 파일, 오른쪽이 마이두에서 받은 영어 번역본 파일. 제목·소개 문단·표 세 칸·마무리 문단이 같은 자리에 있습니다. 샘플 제안서라 회사명과 조건은 가상이에요

표 안의 「1식 4,200원」이 「KRW 4,200 per meal」로, 「작성: 영업팀」이 「Prepared by: Sales Team」으로 같은 칸에 들어갔어요. 제가 한 건 지시문 한 줄과, 받은 파일을 읽어 보는 것이었습니다. 「영양사」를 「licensed dietitian」으로 옮긴 건 괜찮은지, 「별도 정산」이 「Billed separately」로 충분한지 같은 걸 봤고요. 이 검토가 사람이 할 일이고, 옮기는 데까지 사람 손이 갈 이유는 없었어요.

표만 확대한 것. 위가 원본, 아래가 번역본. 칸 수와 순서가 같아서 셀 단위로 대조하기만 하면 됩니다

"번역 품질은 어떤가요"

번역 자체는 문장 번역과 같은 모델이 합니다. 그러니 문장 하나하나의 품질은 비슷하고, 다른 건 두 가지예요. 하나는 문서 전체를 한 번에 보고 번역한다는 것. 문단을 따로따로 넣으면 앞에서 「급식 위탁」을 「outsourced meal service」로 했다가 뒤에서 「catering」으로 바뀌는 일이 생기는데, 파일째 넣으면 용어가 한 문서 안에서 맞춰집니다. 다른 하나는 지시를 문서 단위로 붙일 수 있다는 거예요. 「회사명은 영문 표기로 통일」, 「금액 단위는 KRW」, 「존칭은 빼고 간결하게」 같은 걸 한 번 적으면 문서 전체에 적용되니까요.

다만 한 번 보셔야 하는 자리가 있어요. 고유명사, 직함, 법률 용어. 이건 어느 번역이든 사람이 확인해야 합니다. 파일로 받으면 그 확인만 남고, 글로 받으면 확인에 옮기기까지 남는 차이예요.

한글(HWP) 파일이면요

한국 사무실에서 번역할 문서의 상당수가 한글 파일로 옵니다. 공공기관 제출 서류, 계약서 양식 같은 것들이요. 챗봇 창에 한글 파일을 올려 보신 분은 아실 텐데, 못 읽거나 읽어도 표가 깨지는 경우가 많아요. 마이두는 한글(HWPX) 파일을 읽고 쓰니, 한글로 받은 문서를 영어 워드로 받거나 영어 문서를 한글 양식에 채우는 것도 같은 방식으로 됩니다. 한글 양식을 채우는 순서는 이 글에 따로 적어 뒀어요.

문서 번역을 시킬 때의 순서

① 원본 파일을 작업 폴더에 둡니다. 붙여넣지 않습니다. ② 지시문에 세 가지를 적습니다. 어느 언어로, 어떤 파일 형식으로, 용어 규칙은 무엇인지. ③ 받은 파일을 열어 고유명사·숫자·직함만 봅니다. ④ 고칠 게 있으면 「3번 항목 단가는 per meal 말고 per serving으로」처럼 그 자리에서 말하면 파일이 다시 나옵니다. 이렇게 고친 내용과 지시가 작업 폴더의 기록으로 남아서, 다음 문서를 시킬 때 그걸 먼저 읽고 시작합니다. 그래서 두 번째 문서부터는 지시문이 짧아져요.

폴더에 두고 → 세 가지를 적고 → 고유명사만 보고 → 그 자리에서 고치기

문장은 글로, 문서는 파일로

함께 보면 좋은 글

• AI 문서 작성, 챗봇 대답이랑 완성 파일은 다릅니다
• AI 보고서 작성, 텍스트 답변과 워드 파일 사이
• AI 문서 작성 도구, 만드는 것보다 보내는 게 더 일이었습니다

AI 업무 활용은 세 단계로 나뉩니다. 묻기, 시키기, 맡기기. 제 주변은 대부분 첫 단계에서 멈춰 있어요. 질문은 점점 잘하게 됐는데 일은 여전히 내가 끝냅니다. 답을 받아서 문서로 옮기고, 결과가 나올 때까지 창을 지켜보고, 다음 날 또 처음부터 설명하고요. 활용법 글을 더 읽는다고 이게 바뀌지 않더라구요. 단계를 바꿔야 바뀝니다.

저도 1년 넘게 첫 단계에 있었어요. 프롬프트 잘 쓰는 법을 모으고, 답을 비교하고. 그런데 퇴근 시간은 그대로였습니다. 돌아보니 AI한테 「답」을 받고 있었지 「일」을 넘긴 적이 없었던 거예요.

묻기 → 시키기 → 맡기기. 지금 어디에 계신가요

1단계 — 묻기: 답을 받는다

「이 문장 자연스럽게 고쳐 줘」, 「이 자료 요약해 줘」. 질문하고 답을 받습니다. 여기서 늘어나는 건 질문하는 기술이에요. 프롬프트를 길게 쓰고, 역할을 주고, 예시를 붙이고. 분명 답은 좋아집니다.

그런데 받은 답은 텍스트예요. 그걸 보고서 파일에 옮기는 건 내 손이고, 표로 만드는 것도 내 손이고, 팀장님께 보낼 형식으로 다듬는 것도 내 손입니다. 질문이 아무리 좋아져도 산출물은 여전히 내가 만듭니다. 그래서 시간이 안 줄어요.

2단계 — 시키기: 결과물을 받는다

여기부터 달라집니다. 「요약해 줘」가 아니라 「요약해서 A4 한 장 워드 파일로 만들어 줘」. 답이 아니라 파일이 나옵니다. 「이 숫자로 표 만들어 줘」가 아니라 「엑셀로 뽑아 줘」. 복붙이 없어지고, 받은 걸 그대로 보낼 수 있어요.

이게 되려면 AI가 내 파일을 읽고 쓸 수 있어야 합니다. 브라우저 채팅창도 워드·엑셀 파일을 만들어 내려받게는 해 줘요. 다만 내 컴퓨터의 폴더를 열어 지난주 자료를 읽고, 그 옆에 결과 파일을 만들어 두진 않습니다. 매번 올리고 매번 내려받는 거죠. 그래서 2단계를 제대로 가려면 도구가 바뀌는 지점이 오기도 합니다.

단계마다 받는 것이 다릅니다. 답 → 파일 → 보고

그래도 2단계에는 한계가 있어요. 시킬 때마다 제가 있어야 합니다. 「지난주 자료로 주간보고 만들어 줘」를 매주 월요일에 제가 쳐야 하고, 결과가 나올 때까지 창 앞에 있어야 해요. 일은 넘겼는데 자리는 못 뜹니다.

3단계 — 맡기기: 보고를 받는다

마지막 단계는 일 자체를 넘기는 겁니다. 「매주 월요일 아침에 지난주 자료로 주간보고 초안을 만들어서 올려 둬」. 한 번 정해 두면 월요일마다 초안이 와 있고, 저는 검토만 해요. 질문도 아니고 지시도 아니고, 업무 하나를 맡기는 것입니다.

「마케팅 현황 보고」를 맡은 AI의 방. 왼쪽은 그 AI와의 대화, 가운데는 날마다 쌓인 보고서 64건, 오른쪽은 열어 본 보고서

위 화면이 실제 모습이에요. 마이두에서 「마케팅 현황 보고」라는 일을 AI 하나에 맡겨 뒀더니, 매일 아침 보고서가 자기 방에 쌓입니다. 대화 쪽을 보면 「오늘 09:10 정기 실행 잘 마쳤고, 리포트 탭에 올라왔어요」 하고 알려 주고요. 저는 가운데 목록에서 그날 것을 열어 봅니다. 시키는 사람이 없어도 돌아가는 게 3단계예요.

마이두는 이 세 단계를 한 자리에서 합니다. 묻고 싶으면 묻고, 파일로 받고 싶으면 받고, 맡기고 싶으면 이름을 붙여 맡깁니다. 한 줄로 하면 내 AI들을 부리는 컨트롤타워예요. AI 자체가 아니라, 어떤 AI에게 어떤 일을 맡기고 그 기록을 어디에 쌓을지를 정하는 자리라는 뜻입니다. 두뇌, 그러니까 실제로 답을 만드는 모델은 아래 화면처럼 그때그때 고르고요.

「보고서」라는 일 하나를 두고 대화하는 방. 「A4 한 장, 표로」라고 하면 초안이 파일로 옵니다. 입력창 아래에서 모델을 고릅니다

"3단계는 개발자나 하는 거 아닌가요"

예전엔 그랬어요. 자동화라고 하면 코드를 짜거나, 코드 없는 자동화 도구에서 「이 앱에서 저 앱으로」 흐름을 이어 붙여야 했으니까요. 그런 도구들은 정해진 칸을 옮기는 데는 강한데, 「지난주 자료 읽고 초안 써 줘」처럼 읽고 판단하고 쓰는 일은 못 했어요. 지금은 그 문장을 그대로 정해 두면 됩니다. 그래서 어려운 건 코드가 아니라 어떤 일을 넘길지 고르는 것, 그리고 틀렸을 때 잡는 검토 습관이에요. 초안이 틀리면 그 자리에서 고쳐 말하고, 그게 다음 주 기준이 됩니다.

고르는 기준은 간단합니다. 매번 같은 자료로, 같은 형식으로, 정해진 때에 하는 일. 주간보고, 일일 현황, 회의록 정리, 거래처 메일 초안. 이런 게 먼저예요. 판단이 많이 들어가는 일은 2단계에 두고요.

단계를 올릴 때 바꿀 것 하나

1단계에서 2단계로 갈 때 바꿀 건 말끝입니다. 「~해 줘」 뒤에 「~파일로」를 붙이는 거예요. 지금 쓰시는 도구에서 바로 해 보실 수 있습니다. 2단계에서 3단계로 갈 때 바꿀 건 주어입니다. 「내가 매주 시킨다」가 아니라 「주간보고 담당이 매주 월요일에 한다」로요. 구체적으로는 그 일을 맡을 AI에 「주간보고 담당」이라고 이름을 붙이고, 언제 무슨 자료로 뭘 만들지 한 번 적어 두는 겁니다. 그다음부터는 그 담당이 알아서 돌고, 저는 결과만 봅니다.

그리고 3단계가 되려면 한 가지가 받쳐 줘야 해요. 기억이 쌓여야 합니다. 지난주에 어떻게 썼는지, 뭘 빼기로 했는지를 AI가 알고 있어야 다음 주 초안이 나아지거든요. 챗봇의 메모리 기능은 내 취향을 적어 두는 메모라서, 이런 작업 기록이 쌓이는 것과는 달라요. 마이두에선 그 담당의 방에 대화와 결과물이 그대로 남고, 다음 주 초안을 쓸 때 그걸 먼저 읽습니다. 이게 도구 고를 때 보셔야 할 자리예요. 회사 자료를 AI가 어디까지 읽어도 되는지는 회사 규정부터 보시고요.

질문을 잘하는 쪽에서 일을 맡기는 쪽으로

함께 보면 좋은 글

• AI 업무 자동화 사례, 사람이 자리를 비워도 되는 지점까지 써봤습니다
• 업무 자동화, 승인 한 번 때문에 자리를 못 뜬다면
• AI 비서 프로그램 vs 챗GPT, 업무에서 실제로 다른 점

손익계산서는 «벌었는가»를 보여 주고, 현금흐름표는 «그 돈이 실제로 통장에 들어왔는가»를 보여 줍니다. 흑자인데 통장이 비는 건 둘 중 하나가 틀려서가 아니에요. 번 돈이 외상·재고·설비·부가세·대출 상환 어딘가로 나갔거나 묶여 있어서죠. 현금흐름표는 그 묶인 자리를 보여 주는 표예요. 영업·투자·재무 세 칸으로요.

세무사에게 결산 자료를 받으면 손익계산서와 재무상태표는 눈이 갑니다. 현금흐름표는 넘기죠. 숫자가 많고 «당기순이익에서 시작해 뭘 더하고 빼는» 구조가 낯설어서인데요. 근데 「흑자인데 왜 돈이 없지」라는 질문에 제일 먼저 봐야 할 표가 이거예요.

손익은 벌었는가, 현금흐름은 들어왔는가

세 칸부터 보면 됩니다

현금흐름표는 돈이 들고 난 이유를 세 가지로 나눕니다. 영업활동은 본업으로 번 돈과 쓴 돈입니다. 물건 팔아 받은 돈, 재료 사느라 낸 돈, 급여, 세금. 투자활동은 설비나 차량을 사고팔 때 움직인 돈입니다. 재무활동은 대출을 받거나 갚거나, 자본금을 넣을 때 움직인 돈입니다.

세 칸의 합이 그 기간의 현금 증감이에요. 그게 전부예요. 거기에 기초 현금을 더하면 기말 현금이 나오고, 이 숫자는 장부의 현금 잔액과 맞습니다. 그 장부 잔액이 실제 통장과 안 맞으면 어딘가 빠진 거래가 있는 거죠.

영업·투자·재무, 세 칸의 합이 현금 증감입니다

영업활동 칸은 순이익에서 시작합니다

대부분의 회사 현금흐름표는 간접법으로 만듭니다. 당기순이익을 맨 위에 놓고, 손익에는 잡혔지만 현금이 안 움직인 것을 되돌리는 방식입니다. 읽는 요령은 이래요.

매출채권(외상 매출)이 늘었으면 그만큼 뺍니다. 매출로 잡혔지만 돈은 아직 안 들어왔거든요. 재고가 늘었어도 뺍니다. 돈은 나갔는데 비용으로는 아직 안 잡혔으니까요. 반대로 매입채무(외상으로 산 것)가 늘었으면 더합니다. 비용으로 잡혔지만 돈은 아직 안 나갔으니까요. 받아 둔 부가세(예수금)가 늘어도 더합니다. 손익엔 없지만 통장엔 들어와 있는 돈이라서요. 감가상각비처럼 현금이 전혀 안 움직이는 비용은 다시 더하고요. 복잡해 보여도 규칙은 이것뿐이에요.

이 조정을 다 거친 숫자가 영업활동 현금흐름이에요. 여기가 핵심입니다. 당기순이익이 2억인데 영업활동 현금흐름이 5천만원이라고 해 보죠. 1억 5천만원은 대부분 어딘가에 묶여 있다는 뜻이에요. 감가상각처럼 반대로 더해지는 항목도 섞이지만, 차이가 크면 보통 외상이나 재고입니다. 그 «어딘가»가 조정 항목에 그대로 적혀 있더라구요. 당기순이익 바로 아래, 매출채권이 얼마나 늘었고 재고가 얼마나 쌓였고 매입채무가 얼마나 늘었는지가 한 줄씩 내려오면서 순이익이 현금으로 바뀌는 과정을 보여 주는 거예요.

당기순이익에서 시작해 조정 항목이 내려오고 영업활동 소계가 나옵니다. 화면에는 매출대금·부가세대급금·상품매입처럼 계정 이름으로 나오는데, 본문의 매출채권·재고에 해당해요. 항목을 누르면 관련 전표가 오른쪽에 뜹니다

흑자인데 통장이 비는 다섯 자리

마지막 자리를 특히 놓치기 쉬워요. 매달 대출 원금을 갚고 있으면 손익계산서는 이자만 비용으로 보여 줍니다. 이유는 간단해요. 원금 상환은 이익이 줄어드는 일이 아니니까요. 근데 통장에서는 원금이 그대로 빠져나가요. 흑자인데 매달 돈이 모자라는 회사는 재무활동 칸을 보면 이유가 보입니다.

부가세도 비슷해요. 매출에 붙여 받은 부가세에서 매입 때 낸 부가세를 뺀 차액을, 법인은 분기마다, 개인은 반년에 한 번 몰아서 내죠. 받을 때는 매출이 아니고, 낼 때도 비용이 아니고요. 손익에는 없는데 통장에서는 큰 돈이 나갑니다. 신고 달에 돈이 비는 회사가 많은 이유인데요.

설비도 그래요. 기계 한 대를 사면 돈은 그해에 다 나가는데, 손익에는 감가상각으로 몇 년에 나눠 조금씩만 잡힙니다. 올해 흑자인데 통장이 비었다면 투자활동 칸에 그 기계값이 통째로 적혀 있을 거예요.

손익에 안 잡히거나 조금만 잡히는데, 통장에서는 크게 빠지는 것들

보는 순서

처음 보실 때는 이 순서가 편해요. ① 영업활동 현금흐름의 부호를 봅니다. 본업으로 돈이 들어오는 회사인지가 먼저입니다. 몇 해째 마이너스면 오래 못 가요. 투자·재무가 아무리 좋아도요. 성장기에 잠깐 마이너스인 건 다른 얘기고요. ② 당기순이익과 영업활동 현금흐름의 차이를 봅니다. 차이가 크면 조정 항목 중 어디가 큰지 찾고요. 대개 매출채권 아니면 재고더라구요. ③ 투자·재무를 봅니다. 설비를 샀는지, 대출을 받았는지 갚았는지. ④ 기말 현금을 통장 잔액과 맞춥니다. 끝이에요.

영업활동 부호 → 순이익과의 차이 → 투자·재무 → 기말 현금

"결산 때만 나오는 표 아닌가요"

세무사에게 받는 현금흐름표는 1년에 한 번입니다. 그때 보면 이미 지난 일이죠. 매달 보려면 장부가 매달 정리돼 있어야 해요. 작은 회사에서 그게 안 되는 이유는 대개 분개가 밀려서예요. 통장 내역을 옮겨 적는 데서 멈추면 현금흐름표까지 못 가거든요.

미니ERP는 공동인증서를 한 번 연결하면 은행·카드·홈택스 자료가 매일 들어오고, AI가 먼저 분개해 둡니다. 사람은 분류가 맞는지만 확인합니다. 그러면 리포트의 현금흐름표가 이번 달 기준으로 나옵니다. 영업활동 소계가 얼마인지, 순이익과 왜 다른지를 매달 볼 수 있습니다. 세무사 결산을 대신하는 건 아니에요. 결산 전에 사장님이 먼저 보는 표예요.

현금흐름 예측 화면도 따로 있습니다. 최근 몇 달 평균 입출금으로 다음 달 잔고를 미리 보여 줘요. 다만 분기 부가세나 대출 상환처럼 때가 정해진 지출은 평균이 뭉개니, 그건 세무 일정과 같이 보셔야 합니다.

함께 보면 좋은 글

• 경리 프로그램, 뭘 보고 골라야 하는지 정리했습니다
• 폐업 후 부가세 신고, 빠뜨리면 가산세 나오는 것들
• 전자세금계산서 발행방법, 처음 하는 사장님은 이 순서대로