AI 업무 활용, 질문을 잘하는 쪽에서 일을 맡기는 쪽으로

AI 업무 활용은 세 단계로 나뉩니다. 묻기, 시키기, 맡기기. 제 주변은 대부분 첫 단계에서 멈춰 있어요. 질문은 점점 잘하게 됐는데 일은 여전히 내가 끝냅니다. 답을 받아서 문서로 옮기고, 결과가 나올 때까지 창을 지켜보고, 다음 날 또 처음부터 설명하고요. 활용법 글을 더 읽는다고 이게 바뀌지 않더라구요. 단계를 바꿔야 바뀝니다.

저도 1년 넘게 첫 단계에 있었어요. 프롬프트 잘 쓰는 법을 모으고, 답을 비교하고. 그런데 퇴근 시간은 그대로였습니다. 돌아보니 AI한테 「답」을 받고 있었지 「일」을 넘긴 적이 없었던 거예요.

묻기 → 시키기 → 맡기기. 지금 어디에 계신가요

1단계 — 묻기: 답을 받는다

「이 문장 자연스럽게 고쳐 줘」, 「이 자료 요약해 줘」. 질문하고 답을 받습니다. 여기서 늘어나는 건 질문하는 기술이에요. 프롬프트를 길게 쓰고, 역할을 주고, 예시를 붙이고. 분명 답은 좋아집니다.

그런데 받은 답은 텍스트예요. 그걸 보고서 파일에 옮기는 건 내 손이고, 표로 만드는 것도 내 손이고, 팀장님께 보낼 형식으로 다듬는 것도 내 손입니다. 질문이 아무리 좋아져도 산출물은 여전히 내가 만듭니다. 그래서 시간이 안 줄어요.

2단계 — 시키기: 결과물을 받는다

여기부터 달라집니다. 「요약해 줘」가 아니라 「요약해서 A4 한 장 워드 파일로 만들어 줘」. 답이 아니라 파일이 나옵니다. 「이 숫자로 표 만들어 줘」가 아니라 「엑셀로 뽑아 줘」. 복붙이 없어지고, 받은 걸 그대로 보낼 수 있어요.

이게 되려면 AI가 내 파일을 읽고 쓸 수 있어야 합니다. 브라우저 채팅창도 워드·엑셀 파일을 만들어 내려받게는 해 줘요. 다만 내 컴퓨터의 폴더를 열어 지난주 자료를 읽고, 그 옆에 결과 파일을 만들어 두진 않습니다. 매번 올리고 매번 내려받는 거죠. 그래서 2단계를 제대로 가려면 도구가 바뀌는 지점이 오기도 합니다.

단계마다 받는 것이 다릅니다. 답 → 파일 → 보고

그래도 2단계에는 한계가 있어요. 시킬 때마다 제가 있어야 합니다. 「지난주 자료로 주간보고 만들어 줘」를 매주 월요일에 제가 쳐야 하고, 결과가 나올 때까지 창 앞에 있어야 해요. 일은 넘겼는데 자리는 못 뜹니다.

3단계 — 맡기기: 보고를 받는다

마지막 단계는 일 자체를 넘기는 겁니다. 「매주 월요일 아침에 지난주 자료로 주간보고 초안을 만들어서 올려 둬」. 한 번 정해 두면 월요일마다 초안이 와 있고, 저는 검토만 해요. 질문도 아니고 지시도 아니고, 업무 하나를 맡기는 것입니다.

「마케팅 현황 보고」를 맡은 AI의 방. 왼쪽은 그 AI와의 대화, 가운데는 날마다 쌓인 보고서 64건, 오른쪽은 열어 본 보고서

위 화면이 실제 모습이에요. 마이두에서 「마케팅 현황 보고」라는 일을 AI 하나에 맡겨 뒀더니, 매일 아침 보고서가 자기 방에 쌓입니다. 대화 쪽을 보면 「오늘 09:10 정기 실행 잘 마쳤고, 리포트 탭에 올라왔어요」 하고 알려 주고요. 저는 가운데 목록에서 그날 것을 열어 봅니다. 시키는 사람이 없어도 돌아가는 게 3단계예요.

마이두는 이 세 단계를 한 자리에서 합니다. 묻고 싶으면 묻고, 파일로 받고 싶으면 받고, 맡기고 싶으면 이름을 붙여 맡깁니다. 한 줄로 하면 내 AI들을 부리는 컨트롤타워예요. AI 자체가 아니라, 어떤 AI에게 어떤 일을 맡기고 그 기록을 어디에 쌓을지를 정하는 자리라는 뜻입니다. 두뇌, 그러니까 실제로 답을 만드는 모델은 아래 화면처럼 그때그때 고르고요.

「보고서」라는 일 하나를 두고 대화하는 방. 「A4 한 장, 표로」라고 하면 초안이 파일로 옵니다. 입력창 아래에서 모델을 고릅니다

	1단계 묻기	2단계 시키기	3단계 맡기기
받는 것	텍스트 답	완성 파일	정해진 때의 보고
내가 하는 일	옮기고 다듬기	검토하고 보내기	검토만
내가 있어야 하나	계속	시킬 때와 끝날 때	검토할 때만
막히는 곳	복붙	파일을 못 만드는 도구	기억이 안 쌓이는 도구

"3단계는 개발자나 하는 거 아닌가요"

예전엔 그랬어요. 자동화라고 하면 코드를 짜거나, 코드 없는 자동화 도구에서 「이 앱에서 저 앱으로」 흐름을 이어 붙여야 했으니까요. 그런 도구들은 정해진 칸을 옮기는 데는 강한데, 「지난주 자료 읽고 초안 써 줘」처럼 읽고 판단하고 쓰는 일은 못 했어요. 지금은 그 문장을 그대로 정해 두면 됩니다. 그래서 어려운 건 코드가 아니라 어떤 일을 넘길지 고르는 것, 그리고 틀렸을 때 잡는 검토 습관이에요. 초안이 틀리면 그 자리에서 고쳐 말하고, 그게 다음 주 기준이 됩니다.

고르는 기준은 간단합니다. 매번 같은 자료로, 같은 형식으로, 정해진 때에 하는 일. 주간보고, 일일 현황, 회의록 정리, 거래처 메일 초안. 이런 게 먼저예요. 판단이 많이 들어가는 일은 2단계에 두고요.

단계를 올릴 때 바꿀 것 하나

1단계에서 2단계로 갈 때 바꿀 건 말끝입니다. 「~해 줘」 뒤에 「~파일로」를 붙이는 거예요. 지금 쓰시는 도구에서 바로 해 보실 수 있습니다. 2단계에서 3단계로 갈 때 바꿀 건 주어입니다. 「내가 매주 시킨다」가 아니라 「주간보고 담당이 매주 월요일에 한다」로요. 구체적으로는 그 일을 맡을 AI에 「주간보고 담당」이라고 이름을 붙이고, 언제 무슨 자료로 뭘 만들지 한 번 적어 두는 겁니다. 그다음부터는 그 담당이 알아서 돌고, 저는 결과만 봅니다.

그리고 3단계가 되려면 한 가지가 받쳐 줘야 해요. 기억이 쌓여야 합니다. 지난주에 어떻게 썼는지, 뭘 빼기로 했는지를 AI가 알고 있어야 다음 주 초안이 나아지거든요. 챗봇의 메모리 기능은 내 취향을 적어 두는 메모라서, 이런 작업 기록이 쌓이는 것과는 달라요. 마이두에선 그 담당의 방에 대화와 결과물이 그대로 남고, 다음 주 초안을 쓸 때 그걸 먼저 읽습니다. 이게 도구 고를 때 보셔야 할 자리예요. 회사 자료를 AI가 어디까지 읽어도 되는지는 회사 규정부터 보시고요.

질문을 잘하는 쪽에서 일을 맡기는 쪽으로

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마이두는 개인 플랜을 무료로 쓰실 수 있습니다. 매주 똑같이 하는 일 하나를 골라 이름을 붙여 맡겨 보세요. 다음 주 월요일에 첫 초안이 오고, 서너 주 돌려 보면 초안이 나아지는지로 3단계가 어떤 건지 알게 됩니다.

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