전자결재 시스템, 작은 회사는 세 가지만 보면 됩니다

직원 30명 아래 회사가 전자결재 시스템을 고를 때 볼 건 셋입니다. 양식이 우리 일에 맞는가, 결재선이 두 단계로 끝나는가, 돈 나가는 결재가 회계 자료와 붙는가. 기능 목록이 길다고 이 셋이 다 있는 건 아니었어요. 큰 회사용으로 만든 결재 시스템은 결재선 설계와 권한 관리가 핵심인데, 작은 회사에서 그건 쓸 일이 거의 없습니다.

저희도 결재를 카톡으로 했어요. 「이거 사도 돼요?」 「네」. 그게 결재였습니다. 문제는 석 달 뒤에 와요. 그 「네」를 찾을 수가 없고, 얼마에 샀는지는 카드 내역을 뒤져야 하고, 세금계산서는 또 따로 있습니다. 그래서 전자결재를 알아봤는데, 처음 본 제품들은 기능이 너무 많아서 오히려 뭘 봐야 할지 몰랐어요.

양식 · 결재선 · 회계 연결

1. 양식이 우리 일에 맞는가

작은 회사의 결재는 종류가 많지 않습니다. 돈 나가는 것(지출결의·구매요청·경비정산), 사람 움직이는 것(출장·휴가), 보고하는 것(업무보고·품의). 이 여섯 개 안팎이면 거의 다예요. 제품을 볼 때 양식 수가 100개라는 건 의미가 없고, 이 여섯 개가 기본으로 있고 칸을 고칠 수 있는가를 봅니다.

미니ERP 전자결재의 양식 관리. 재무 5·인사 1·일반 2로 기본 양식이 들어 있고, 지출결의서(대금지급)·수입결의서(대금수금)는 「데이터연동」 표시가 붙어 있습니다

위 화면이 그 예입니다. 지출결의서·구매요청서·경비정산서·수입결의서·업무보고서·품의서·출장신청서가 기본이고, 커스텀 양식은 칸을 고칩니다. 「데이터연동」이라고 붙은 두 양식은 뒤에 나올 세 번째 기준과 이어지는 거예요.

2. 결재선이 두 단계로 끝나는가

작은 회사의 결재선은 「팀장 → 대표」 아니면 「대표 직결」입니다. 그 둘을 프리셋으로 저장해 두고 문서 쓸 때 고르기만 하면 돼요. 결재선을 문서마다 새로 짜야 하거나, 조직도를 먼저 완성해야 결재선이 만들어지는 제품은 작은 회사에선 도입이 멈춥니다. 조직도 그리다가 끝나요.

결재선 프리셋 셋. 「팀장 → 대표」, 「팀장 → 대표(참조: 경영지원)」, 「대표 직결」

이 화면처럼 프리셋 두세 개면 됩니다. 참조는 경영지원 한 곳 정도. 결재가 길어지면 돈 나가는 날이 밀리고, 그러면 사람들이 다시 카톡으로 돌아갑니다. 결재선이 짧아야 사람들이 계속 씁니다.

3. 돈 나가는 결재가 회계 자료와 붙는가

이게 제일 중요한데 제일 안 보는 기준입니다. 지출결의서는 결국 세금계산서와 통장 출금에 대응돼요. 결재 시스템이 따로 있고 회계는 따로 있으면, 월말에 「결의서는 있는데 출금이 없다」「출금은 됐는데 결의서가 없다」를 사람이 맞춥니다. 메신저·게시판에 결재가 붙어 있는 그룹웨어형 제품은 결재와 회계가 따로인 구조예요. 결재는 되는데 세금계산서·출금과는 연결이 없습니다.

결재 문서 하나. 기안자·양식·진행 단계·결재 이력이 한 화면이고, 승인·보완요청·반려 버튼이 아래에 있습니다

미니ERP에서는 지출결의서를 쓸 때 「세금계산서 가져오기」로 홈택스에서 자동 수집된 매입세금계산서를 고릅니다. 그러면 지급처·금액·증빙이 결의서에 같이 붙고, 승인된 결의서는 그 세금계산서와 묶인 채 남아요. 결재 시스템을 따로 사는 게 아니라 회계 쪽에 결재가 들어 있는 구조라서 그렇습니다. 작은 회사라면 이 방향이 맞다고 봐요. 결재 때문에 그룹웨어를 사면 메신저·게시판까지 딸려 오는데, 그건 이미 카톡과 노션으로 하고 있잖아요.

기준	이렇게 확인	걸러지는 신호
양식	지출·구매·경비·출장·보고·품의가 기본에 있나	양식 수만 많고 칸을 못 고침
결재선	프리셋 두세 개로 문서 작성이 되나	조직도를 먼저 완성해야 함
회계 연결	지출결의서가 세금계산서·출금과 묶이나	결재 따로, 회계 따로

"무료 결재 앱도 많던데요"

맞습니다. 양식과 결재선만 필요하면 무료 앱으로 충분해요. 다만 세 번째 기준이 없으니, 돈 나가는 결재는 결국 엑셀이나 회계 프로그램에 한 번 더 적게 됩니다. 결재 건수가 한 달에 열 건 안쪽이면 그래도 되고, 그보다 많아지면 맞추는 시간이 결재 시간보다 길어져요. 그 지점이 바꿀 때입니다.

세 기준, 확인법, 걸러지는 신호

오늘 해 볼 것

지난달 결재 중 돈 나간 건을 다섯 개만 꺼내 보세요. 그 다섯 개의 증빙(세금계산서·카드전표)이 결재와 같은 자리에 있는지 보시면, 세 번째 기준이 우리 회사에 필요한지 바로 나옵니다. 세 번 이상 따로 찾아야 했다면 필요한 거예요. 후보 제품을 거를 땐 세 가지를 그대로 물어보면 됩니다. 지출·구매·경비·출장·보고·품의 양식이 기본에 있나, 결재선 프리셋이 되나, 지출결의서에 세금계산서를 붙일 수 있나.

작은 회사의 전자결재는 세 가지

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